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　　摘　要　PDF是近年流行于互聯(lián)網上的文件交換格式,它能保持原文件的排版格式和創(chuàng)建風格,能高保真壓縮,可不依賴原創(chuàng)應用程序和操作平臺顯示和打印。PDF適宜傳送編輯校樣和廣告圖文,還適合編輯部出版專題資料。

1.　問題的提出
　　在學術期刊編輯工作中,異地審稿和異地校對是例行程序。在審稿中,編輯希望審稿者提出詳盡的意見,但又不直接改動原文。普遍的做法是將每篇稿件復印幾份,分別郵寄給不同的審稿者,而后等待審稿回執(zhí)。此后,稿件經過編輯、排版和二校,在正式付印之前,還需要將大樣反饋給作者,以確定是否還有誤漏。這樣,編輯部完成一期出版任務通常要耗時數(shù)月,論文刊出的時間難免延遲,有的時滯竟長達2年。如果能以電子函件完成傳送過程,就能節(jié)省許多時間。
　　在試用電子函件傳送文稿時,常遇到一些問題:一是文件打不開,電腦告知應用程序用錯或版本太低;二是打開后的文件走形,電腦告知缺少了特殊字體和插件。為了解決以上問題,編輯部需要安裝盡可能多的應用軟件,還要使應用軟件版本保持最高。即使這樣,也只是解決了單向交流的問題,編輯部仍不能保證審稿者看到原稿,也不能保證作者看到校樣。
　　為了實現(xiàn)稿樣及其他圖文資料從編輯部向審稿者和作者的快速準確的傳送,編輯部需要從技術上解決以下問題:
　　1)編輯部能否將作者的來稿制作成原版原樣的電子文件,該文件不計較審稿者的軟硬件配置,且能夠在審稿者的電腦上顯示和打印。
　　2)印刷廠通常用方正系統(tǒng)排版,其大樣文件格式為S2、S72或PS2,而常用字處理軟件卻無法識讀大樣。做一點嘗試,可以從word或WPS等字處理軟件的界面上看到方正小樣的面貌,但此小樣文件顯示不直觀,而且可能新出現(xiàn)一些符號錯誤,如“1±0.2”可能變成了“10.2”,“3.5”可能變成了“35”等。至于公式、表格是否正確,就完全看不出來了。顯然,這類通用軟件不適合讀取校樣。為了實現(xiàn)作者自校,編輯部需要設法使作者在電腦上看到方正大樣。
　　3)圖像文件巨大,用電子函件傳送有一定難度。如果是黑白的,占用版面不大的圖像文件,尚可順暢,但對于5～60Mb的彩色廣告文件,若不進行壓縮,就很難保證成功傳送�，F(xiàn)在通行的方法是使用Mo碟片或刻錄光盤郵寄,效率也難保證。
　　倘能實現(xiàn)文字、表格、公式、圖片四合一的轉化,電子函件傳送,在另一方計算機中全真顯示和打印,就能大大地提高編輯部的工作效率,有效地保障印制質量。
2.　PDF的特點及應用的技術條件
　　PDF是Portable Document format的縮寫,意為便攜式文件格式,是Adobe公司開發(fā)的適于在不同計算機平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式。經過幾年的發(fā)展,PDF已得到公認,成為網絡出版行業(yè)事實上的工業(yè)標準�，F(xiàn)在,不論使用何種電腦平臺或應用軟件編輯的文件,幾乎都可轉換成PDF,通過磁盤或電子函件傳送,用PDF閱讀器能夠在另外任一計算機的屏幕上瀏覽與印刷效果(文字、圖形、影像)完全相同的式樣,還能全真地打印出來。
　　◆2.1　PDF的特點　　PDF文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽及網絡傳輸、文件保護、電子批閱、打印質量高等優(yōu)點,結合編輯應用實際,可簡述如下:1)忠實再現(xiàn)原文。PDF格式的文件能如實保留原來的面貌和內容,以及字體和圖像,屏幕上文件可以放大到800%而絲毫不失清晰。瀏覽和打印可以根據(jù)需要選擇定制程序,創(chuàng)建不同尺寸和不同精度的PDF文件。2)不依賴該計算機的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件的應用程序。用戶只要安裝一個免費的PDF閱讀軟件,就可以在windows 98上閱讀由蘋果機操作系統(tǒng)創(chuàng)建的PDF,也可以在純英文版的操作系統(tǒng)下打印含漢字的PDF文件。利用新版的方正發(fā)排軟件可以像識別和輸出s2文件一樣直接識別和輸出PDF文件,得到激光照排膠片。3)文件保護。PDF文件可以進行加密,控制敏感信息的訪問權限,防止PDF被改動或打印,因而能用來傳送有知識產權的電子文件。
　　◆2 .2　常見文件格式向PDF的轉化　　為了使PDF成為通用和共享的文件格式,必要解決2個問題:一是使所有編輯軟件的排版結果能向PDF轉化;二是有一個能安裝于所有操作系統(tǒng)的專門實現(xiàn)PDF閱讀和打印的軟件。為此,Adobe公司設計了專用于格式轉化的Acrobat套件和專用于閱讀和打印的Acrobat Reader軟件,現(xiàn)版本已升級至4.05。借助Acrobat,幾乎可以將任何應用程序的電子文件轉換為PDF文件。Acrobat可使用2個不同的實用程序PDFwriter和Acrobat Distiller來進行轉換。PDFwriter轉換文件的速度比較快,但Distiller可更好地控制轉換過程,并可提供高質量輸出。
　　英文版Acrobat 4.0直接支持4類文件格式,它們是:1)PDF文件;2)Microsoft office(word、Excel、PowerPoint),frameMaker和word Perfect文件;3)圖像文件(tif、gif、Png、jpeg、bmp、Pcx、le);4)url�html和Ascii文本文件。在windows版的Acrobat中,只要使用“文件”>“打開”來打開另一個應用程序的文件,可以將上述4類文件一步轉換為PDF。
　　中文版Acrobat 4.0不直接支持上述2)、4)類文件,必須靠打印的方式來產生,通用方法是在創(chuàng)作應用行,其余工作在編輯部完成,其共同特點都是利用圖形方式實現(xiàn)轉化,產生的PDF文件稍大,文本不便再利用。方式3)全部在編輯部完成,對硬件的依賴性最小,PDF文件效果也最好。用圖示的方法(圖2)具體比較了《淡水漁業(yè)》某頁程序中,使用“文件”>“打印”命令和Acrobat打印機驅動程序來將當前文件“打印”為PDF。
　　目前流行的圖像編輯軟件對PDF文件格式的支持程度有了很大提高,有的無須利用Acrobat就能產生PDF,如Photoshop5.0、Coreldraw9.0、freehand 9等都已在程序中附帶了PDF輸出的功能,能通過文件菜單中的“另存為”或“導出”等命令定制輸出壓縮程度不一的PDF文件。
3.　PDF應用的實踐與探索
　　◆3. 1　word、wPS文件向PDf轉化　如果作者投稿時提交了稿件的電子文件,我們可直接將它轉為PDF文件再用電子函件發(fā)送出去,在另一端,審稿者就能看到稿件的原貌并加注審稿意見了。安裝中文版Acrobat4.0后,利用上節(jié)“打印”的方法,能方便地實現(xiàn),我們所要做的就是告知對方哪里有PDF閱讀器下載。
　　◆3 .2　方正PS2向PDF的轉化　在給作者清樣時,尤其需要原版原樣,將方正大樣與插圖合并后轉為PDF文件是一種必然的選擇。通常方正大樣顯示和打印需使用發(fā)排卡,大樣的轉化必須結合印刷廠的電腦來做一些預備工作。利用Acrobat4.0中文版在win98操作系統(tǒng)下,筆者進行了3個方案的實踐(圖1):
1)屏幕抓圖方式。附加要求:發(fā)排卡。Dos+win3.x ,snagit16(抓圖軟件),Photoshop5.0。
2)打印掃描方式。附加要求:發(fā)排卡,打印機,掃描儀及其附帶軟件。
3)軟件轉化方式。附加要求:網絡出版之星或方正文易。實踐中,方式1)抓圖和方式2)打樣在印刷廠進的印刷文件在3種方式下產生的PDF文件的打印效果。執(zhí)行中,掃描默認設置為黑白、300 dpi,PDFwriter打印默認設置統(tǒng)一為原大、解像度150 dpi、jpeg高質壓縮,其他設置為缺省值。為了對比原大效果,示圖中的文字皆從打印件中抽取。以此方式,一般　1Mb的tif文件可生成約150Kb的PDF文件,一篇5000字的文章,以tif方式將生成約350Kb的PDF文件,適合用電子函件傳送。用軟件轉化方式生成的PDF文件更小,質量更高。
　　◆3 .3　PSD、cdr圖像文件向PDf的轉化　PSD是Photoshop自動生成的文件格式,最簡單的轉化辦法是在Photoshop應用程序中使用“存儲為”命令。cdr是Coreldraw自動生成的文件格式,最簡單的轉化辦法是在Coreldraw應用程序中使用“輸出”命令。實踐上,對任何格式的圖像文件,宜選擇“打印”方式,將Acrobat Distiller設為默認打印機,根據(jù)不同的應用需要,定制出各種精度和各種尺寸的PDF文件。一般來說,“screen optimize”(屏幕優(yōu)化)用于網絡瀏覽,該選項使用壓縮、縮減像素采樣和降低分辨率的方式來創(chuàng)建盡可能小的PDF文件�！癙rint optimize”(打印優(yōu)化)用以獲得彩色校樣,適用于桌面打印機、數(shù)字化復印機以及CD ROM出版物�！癙ress optimize”(出版優(yōu)化)用于輸出到圖像照排機或制版機中預備精密印刷,該選項以300 dpi縮減像素采樣處理彩色和灰度位圖圖像,以1200 dpi處理單色圖像,最大限度保留原始文檔的所有信息。
　　如有一則由印刷廠在蘋果機上用Photoshop制作的廣告樣,版面尺寸為20.4cm×28.0cm,在cmyk模式下的tif文件為31.2Mb,將Distiller打印分辨率設置為300 dpi,其他設置為缺省,則可輸出如下幾種圖片:
　　1)screen方式下文件壓縮至303Kb,適合作網上校對文件;
　　2)Print方式下文件壓縮至7.03Mb,可滿足桌面出版的要求;
　　3)Press方式下文件壓縮至12.4Mb,壓縮比也達到了40%,完全可替代原tif作精密印刷之用。實踐中,筆者將303Kb的PDF作為校樣發(fā)給廣告客戶校對,完全可以滿足客戶的審定需要。另有一則由廣告客戶用Coreldraw制作的cdr廣告圖片,原大為9.8Mb,用磁盤傳送和電子函件發(fā)送均不太方便,筆者要求其壓縮成PDF文件,后客戶分別轉化出了1.02Mb和2.4Mb的PDF文件發(fā)至印刷廠,以此2版制作的彩頁效果均強于用原打印件翻拍制作的彩頁效果。
　　◆3.4　用PDF出版電子資料　在編輯工作中,經常會遇到讀者求購專題技術資料,每一個專題資料的年需求量約為幾十份,如果將資料印刷成書本式,單本的成本可能很高,如果以普通的電子文本發(fā)行,又很容易被盜用。利用PDF出版電子資料是比較理想的方式,在將所編輯的電子文本轉成PDF之前,可設定一些特殊格式,增加一些版權標志,并在轉化時設定可更改密碼。這樣,每份專題資料可濃縮至1張磁盤上,用戶得到PDF資料后可選擇打印,但又不能隨便翻印,從一定的程度上保障了編輯部的權益。
4.　PDF編輯應用展望
　　目前,PDF在網絡出版業(yè)的應用正在推廣,著名的萬方數(shù)據(jù)網絡中心已經采用PDF向網絡用戶提供原版原樣的期刊論文文件,使用者可深切感受到PDF帶來的便利。在期刊出版行業(yè),習慣上網的審稿者、作者已開始觸及PDF和使用Acrobat Reader。隨著internet的普及,電子函件的廣泛利用,網絡用戶對信息保真?zhèn)魉偷睦斫鈺�逐步加�?需求也會逐步增多,到時PDF也許會像Doc一樣為用戶所熟悉,越來越多的編輯部將會采用PDF進行電子文件交流。