據(jù)了解，目前，國(guó)內(nèi)的各級(jí)機(jī)關(guān)文印單位中，率先采用數(shù)碼印刷技術(shù)的并不在少數(shù)。這些文印單位的負(fù)責(zé)人以長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來(lái)看待政府機(jī)關(guān)文印的定位與發(fā)展，并根據(jù)自身的特點(diǎn)，選擇最適合自己的設(shè)備，在機(jī)關(guān)文印的發(fā)展之路上走在了前列。四川省政府機(jī)關(guān)文印中心和杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心便是其中的佼佼者。此次，我們請(qǐng)來(lái)四川省政府機(jī)關(guān)文印中心副主任康東先生和杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心主任楊雪強(qiáng)先生，請(qǐng)他們講述文印與數(shù)碼印刷的緣份。
立足機(jī)關(guān) 服務(wù)機(jī)關(guān)
政府機(jī)關(guān)文印，顧名思義就是為各級(jí)政府機(jī)關(guān)提供公文的印刷服務(wù)。據(jù)康東先生介紹，四川省政府機(jī)關(guān)文印中心現(xiàn)有員工25人，目前印刷服務(wù)層面有4個(gè)：其一是為省政府辦公廳和財(cái)務(wù)關(guān)系在辦公廳的4個(gè)行政單位提供文印服務(wù)；其二是為在機(jī)關(guān)大院內(nèi)的幾個(gè)省級(jí)單位提供文印服務(wù)；其三是為機(jī)關(guān)大院外的約30個(gè)省級(jí)廳局印制公文、會(huì)議材料、各種匯編等；其四是為成都市部分市級(jí)單位印刷幾十份到2000份不等的文件。楊雪強(qiáng)先生也強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在有50多個(gè)人的杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心主要服務(wù)于杭州市級(jí)機(jī)關(guān)和四大領(lǐng)導(dǎo)班子，以及市級(jí)各個(gè)部委，主要還是承擔(dān)機(jī)關(guān)文件、會(huì)議材料、簡(jiǎn)報(bào)以及匯編等等的印刷。
現(xiàn)階段，這些文件印刷工作的一個(gè)重要特點(diǎn)是，都要求能夠在最短的時(shí)間內(nèi)拿到印好的、準(zhǔn)確的文件，并且每份文件的印數(shù)也是少至一兩份，多至幾百份、幾千份。用楊雪強(qiáng)先生的話說(shuō)，這是機(jī)關(guān)文印產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。以杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心為例，2005年，其所印的稿件數(shù)量為11900多件，平均到工作日，就是40多個(gè)印件／天，其中有10多個(gè)都是急件，即要求在很短的時(shí)間內(nèi)交貨，最短在1小時(shí)，并且在這些印件中有68%少于500份。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生變化的一個(gè)重要原因是辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)正在逐步得到施行，再者機(jī)關(guān)正在進(jìn)行辦公效能的建設(shè)，提高辦公的效率，減少一些不必要發(fā)的文件。作為政務(wù)辦文工作鏈上的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，政府機(jī)關(guān)文印單位必須要積極應(yīng)對(duì)這種產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化的情況，但原有的小膠印機(jī)、大膠印機(jī)卻并不能完全勝任。因此，當(dāng)數(shù)碼印刷機(jī)進(jìn)入他們的視野之后，便立刻成為關(guān)注的焦點(diǎn)。
引進(jìn)數(shù)碼印刷 享受數(shù)碼樂(lè)趣
四川省政府機(jī)關(guān)文印中心和杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心分別于2004年6月、2004年11月引進(jìn)了方正印捷數(shù)碼印刷系統(tǒng)，并且數(shù)碼印刷的印量都已達(dá)到三四百萬(wàn)印，平均每個(gè)月的印量能達(dá)到20多萬(wàn)印。
只有親身體驗(yàn)過(guò)，有了前后的比較，才能對(duì)數(shù)碼印刷對(duì)于機(jī)關(guān)文印的優(yōu)勢(shì)有更深的體會(huì)。康東先生比較后指出，過(guò)去傳統(tǒng)膠印的流程需要有9個(gè)環(huán)節(jié)才能得到成品：設(shè)計(jì)、制作、出片、打樣、拼版、曬版、上版、印刷、裝訂，而采用數(shù)碼印刷之后，整個(gè)流程大大縮短，只需要直接從電腦將文件發(fā)到數(shù)碼印刷機(jī)上輸出。以前需要5～7個(gè)小時(shí)才能完成的工作量，現(xiàn)在只需1個(gè)小時(shí)就能完成。需要的人員也從起初的四五人，減少到最多只要兩個(gè)人。而且隨著中間環(huán)節(jié)的減少，數(shù)碼印刷比傳統(tǒng)印刷更能保證印品的質(zhì)量與精確率。作為一項(xiàng)新技術(shù)，數(shù)碼印刷還將帶來(lái)創(chuàng)新性的服務(wù)，如為黑白會(huì)議文件穿上彩色的外套，印上彩色的封面，不僅給人耳目一新的感覺(jué)，對(duì)本地區(qū)的旅游業(yè)、會(huì)議的主題起到宣傳或突出的作用，而且既快又好。四川省政府機(jī)關(guān)文印中心就曾嘗試用方正印捷彩色數(shù)碼印刷系統(tǒng)來(lái)印刷會(huì)議材料，并受到好評(píng)。
楊雪強(qiáng)先生對(duì)此也深有體會(huì)，他認(rèn)為，引進(jìn)數(shù)碼印刷之后，不僅可節(jié)省小批量印刷的成本，而且生產(chǎn)效率也比較高，并節(jié)省了人力。杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心加班的情況比較普遍，以前不管印量是多少，都至少安排7個(gè)人加班，其中1人排版，1人拼版，2人開(kāi)機(jī)印刷，2人裝訂，再有1人協(xié)調(diào)生產(chǎn)。用了數(shù)碼印刷以后，只要留一個(gè)人加班就可以了。另外，數(shù)碼印刷保證一部分稿件能夠?qū)崿F(xiàn)立等可取，同時(shí)，也讓生產(chǎn)模式和管理模式隨之發(fā)生改變。
數(shù)碼印刷一張起印、全數(shù)字化生產(chǎn)的優(yōu)勢(shì)，使得數(shù)碼印刷被認(rèn)為是現(xiàn)在的機(jī)關(guān)文印單位必備的生產(chǎn)設(shè)備。楊雪強(qiáng)先生認(rèn)為，一方面，機(jī)關(guān)文印單位承擔(dān)為機(jī)關(guān)服務(wù)的重任，從服務(wù)的時(shí)效上來(lái)看，是不是采用數(shù)碼印刷設(shè)備將影響到機(jī)關(guān)政務(wù)的效率;另一方面，以內(nèi)部來(lái)講，數(shù)碼印刷是提高文印單位設(shè)備裝備水平和管理效率的重要內(nèi)容，面對(duì)這項(xiàng)新技術(shù)，機(jī)關(guān)文印單位的負(fù)責(zé)人的認(rèn)識(shí)和接受度，意味著觀念是否更新。再一方面，采用數(shù)碼印刷，也對(duì)工人素質(zhì)的要求進(jìn)一步提高。
兩條腿走路 根據(jù)需要選設(shè)備
目前，機(jī)關(guān)文印單位大多擁有膠印機(jī)，也都把數(shù)碼印刷與傳統(tǒng)膠印的結(jié)合作為現(xiàn)階段的發(fā)展方向。從他們看來(lái)，傳統(tǒng)膠印還不能完全丟掉，甚至對(duì)于一些業(yè)務(wù)量比較大、規(guī)模比較大的機(jī)關(guān)文印單位而言，考慮到人員和成本問(wèn)題，仍要以傳統(tǒng)膠印為主，數(shù)碼印刷只是傳統(tǒng)膠印的補(bǔ)充。
康東先生就明確表示四川省政府機(jī)關(guān)文印中心正在實(shí)現(xiàn)兩條腿走路，一是保留傳統(tǒng)膠印，現(xiàn)在擁有3臺(tái)辦公小膠印機(jī)、1臺(tái)紫明的雙面對(duì)開(kāi)機(jī)，政府的一些官方刊物，幾百頁(yè)、幾百冊(cè)的合訂本等印刷周期相對(duì)較長(zhǎng)的印件用傳統(tǒng)印刷來(lái)印，而另一部分個(gè)性化、小批量的印件則用數(shù)碼印刷機(jī)來(lái)完成�？偟膩�(lái)說(shuō)，是根據(jù)工期、質(zhì)量和成本要求來(lái)把不同的印件分配到不同的設(shè)備上。
杭州市市級(jí)機(jī)關(guān)文印中心原來(lái)?yè)碛?臺(tái)大膠印機(jī)和3臺(tái)小膠印機(jī)，隨著數(shù)碼印刷機(jī)的采用，已減少1臺(tái)小膠印機(jī)。如今，100份以下的文稿,如簡(jiǎn)報(bào)、政務(wù)信息、領(lǐng)導(dǎo)講話等，都是在用數(shù)碼印刷機(jī)來(lái)印，還有一些數(shù)量為兩三百份，但時(shí)間要求比較急的活件，也會(huì)安排在數(shù)碼印刷機(jī)上完成，以減少生產(chǎn)的成本。
對(duì)于如何選擇合適的數(shù)碼印刷設(shè)備，楊雪強(qiáng)先生有著自己的獨(dú)特看法。他認(rèn)為，選擇數(shù)碼印刷的設(shè)備以夠用為原則。有些單位在選擇設(shè)備時(shí)喜歡一步到位。設(shè)備的規(guī)模大，投資也大，如果業(yè)務(wù)量不足，將導(dǎo)致設(shè)備的利用率不高，投資回收慢，進(jìn)而影響投資積極性。而且當(dāng)別人向他了解數(shù)碼印刷的情況時(shí)，他反饋的信息也不會(huì)是積極的信息。再者機(jī)關(guān)文印中心規(guī)模大小不一，這就更要根據(jù)自己的規(guī)模和業(yè)務(wù)的定位來(lái)選擇。選擇適合自己的，管用就行。把利用率提高，收回投資很快，投資積極性容易調(diào)動(dòng)起來(lái)，有利于對(duì)新設(shè)備的引進(jìn)。這樣，無(wú)論從投資回報(bào)上，還是從提高生產(chǎn)效率上，或是從改進(jìn)機(jī)關(guān)文印的服務(wù)質(zhì)量上來(lái)講，都將產(chǎn)生正面的效應(yīng)。
后記：在我們的采訪中，康東先生和楊雪強(qiáng)先生都表示，雖然目前機(jī)關(guān)文印的數(shù)碼印刷業(yè)務(wù)主要集中在短版的文件制作上，但是數(shù)碼印刷在個(gè)性化方面的優(yōu)勢(shì)正在得到大家的重視和逐步應(yīng)用。同時(shí)，作為直接接受數(shù)字文件的部門(mén)，機(jī)關(guān)文印中心也正在嘗試為機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)、各處室提供文件存儲(chǔ)和管理的增值服務(wù)，進(jìn)而使文印中心從印刷服務(wù)提供者轉(zhuǎn)向信息服務(wù)者，這樣也有利于機(jī)關(guān)文印的價(jià)值體現(xiàn)。我們也相信，隨著數(shù)碼印刷及相關(guān)軟件系統(tǒng)得到各級(jí)政府機(jī)關(guān)的肯定和認(rèn)可，其推廣應(yīng)用前景將會(huì)越來(lái)越值得期待！
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