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　　隨著行業(yè)中交換電子文件成為主要的潮流，對(duì)電子文件格式的要求就顯得非常重要了；同時(shí)要求在這些文件中，還應(yīng)該包含SWOP參數(shù)說明中要求的數(shù)據(jù)，最終用于制膠片和印版。其目的是將電子文件中的圖像和膠片中的圖片混合成同一種可印刷的格式。

　　然而，在處理數(shù)字文件時(shí)要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，要遵循很多的準(zhǔn)則。

　　一般需求

　　除非遠(yuǎn)程打樣技術(shù)已經(jīng)可以完全控制并得到廣泛應(yīng)用，否則所有的電子文件都要配有經(jīng)客戶簽字認(rèn)可的SWOP樣張（數(shù)字打樣的或模擬打樣的）。

　　在圖像區(qū)域中應(yīng)不能直接包含數(shù)字色標(biāo)。在所有作業(yè)的傳遞過程中，文件中都要包含一個(gè)數(shù)字控制對(duì)象，但要在真實(shí)的圖像區(qū)域之外。該對(duì)象應(yīng)包含色調(diào)值為5%，25%，50%，75%和95%的所有印刷原色的色標(biāo)塊，專用來核實(shí)數(shù)據(jù)傳遞和/或解釋過程中的精確性。

　　交換電子文件時(shí)采取的傳輸方式（例如磁帶、可移動(dòng)磁盤、電子傳輸）和文件格式都必須經(jīng)過所有參與部門的同意和認(rèn)可。

　　電子文件要伴隨有電子的或硬拷貝的工作傳票。訂單插頁、預(yù)定空間和廣告副本說明等商業(yè)資料的傳遞，應(yīng)該參照出版商/代理信息交換GCA參數(shù)說明（SPACE）和DDAP電子商務(wù)信息交換參數(shù)說明（DDAP DEBIES）。

　　文件同時(shí)還包含所有的SWOP指定的文件準(zhǔn)備和最終膠片邏輯參數(shù)（如UCR/GCR，灰平衡，十字規(guī)矩線，圖像套印等等）。多種插入訂單往往需要多種文件設(shè)置方式。向出版商核對(duì)上述參數(shù)。

　　SWOP認(rèn)可DDAP用戶需求參數(shù)說明（1995年的3.2版本）關(guān)于編輯所有內(nèi)容時(shí)的要求。需要改變時(shí)，要在出版商和印刷人員的許可下，按照廣告代理商和廣告客戶的要求改變。

　　標(biāo)準(zhǔn)格式

　　對(duì)于可預(yù)測(cè)的打樣、拼版和輸出結(jié)果，最終的印前文件都應(yīng)該存為CMYK光柵文件，使用ISO12639定義的TIFF/IT（使用圖像技術(shù)的有標(biāo)簽的圖像文件格式）文件格式交換。最終頁面（即Final Page，簡(jiǎn)稱FP）、連續(xù)調(diào)（即Continuous-Tone，簡(jiǎn)稱CT）和線條稿（即Line Work，簡(jiǎn)稱LW）文件都可存成TIFF格式。有時(shí)還會(huì)遇到高分辨率連續(xù)調(diào)圖像（即High-Resolution Contone，簡(jiǎn)稱HC）的情況。

　　SWOP目前支持用CGATS和ISO TC 130委員會(huì)開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)文件格式進(jìn)行文件交換。隨著標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)不斷鑒定出新型的文件格式，這些新格式也將成為SWOP評(píng)價(jià)并考慮標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，ANSI TIFF/IT P1格式是與SWOP相關(guān)的DDAP委員會(huì)推薦的唯一格式。

　　其它格式

　　如果必須交換其他的文件格式，在所有參與者同意的前提下，可以采用GCA電子機(jī)械參數(shù)（即Electronic Mechanical Specification，簡(jiǎn)稱EMS）（第二版）118-1993。在使用私人的桌面應(yīng)用或當(dāng)?shù)氐牟噬�電子印前系統(tǒng)（即Color Electronic Prepress System，簡(jiǎn)稱CEPS）和包含其他文件格式（例如，EPS, PICT或PDF文件格式）時(shí)，該文件提供了格外有用的指導(dǎo)方針。與EMS不同的是，SWOP允許的電子文件必須是加網(wǎng)的。

　　只有在傳送方和接收方都同意使用壓縮文件并使用相同壓縮方式的條件下，才能使用數(shù)據(jù)壓縮。傳送方要保證出版商和/或印刷人員了解使用的壓縮方式，有辦法將文件解壓縮。必須采用無損壓縮：一種沒有數(shù)據(jù)變化的壓縮方式。